线下活动物料清单,【全套教程】线下活动执行流程及相关注意事项

制作H5页面或者其他表单可以直接报名,可以用问卷网收集数据。比如市场调查类的活动,就不要到处发通知。准备物料,检查细节,准备签到物质,跟场地方沟通。不少物料需要提前快递到场地,需要场地方签收。再次是手环、明信片等等,这个大部分情况下都会被丢弃,就现场图个意思。如果事先没有熟悉靠谱的商家,请一定不要去定制,你无法控制质量。离场之后的物料回收一定要安排专人负责,在活动结束后工作人员要负责收尾。

确定活动时间为 2 小时,还是 3 小时。当然活动一般会延时,一般是半小时到 1 小时。

考虑到突发事件可能会耽误活动结束时间,期间要准备应玚的内容,有备无患。

2、确定预算

跟老板谈谈,跟同事问问,若有免费资源,一定用上。

比如免费赞助食物,免费提供场地,免费赞助小礼物等等。这样同样 5k 能做更多事情。

讨论一次后,也就知道哪些是不能省略的钱,哪些可以灵活。

是否开发票,发票是否另外加相应的税点,是否要定金,现场支付还是提前付款等,一定要提前问清楚。

3、确定场地

是否能帮你收快递,现场Wifi,麦克风,投影能不能用。

现场吵不吵?电源插座够不够?空调能用不?能不能放你们的海报、易拉宝?

场地放是否提供免费食物?他们是否有人协助你们?还是只有场地,你们自己搞定其他的?

场地是否很有名?从正门开始,是否能有指示牌?避免你的用户找不到?

场地人流量是否很大,是否会有该场地游客加入你们活动?

该场地是否有微信、微博等等,是否愿意替你们宣传推广活动,这个可以带来更多流量。

场地负责人的微信、手机号码是?

若不能自己前去看场地,请他们把场地照片发给你。看一次比较有感觉。现场也知道东西怎么放最合适了。

4、演讲者

他们是否有不靠谱前科?会不会准时到达?

他们 PPT 在活动前检查一次,以防奇怪的事情发生。他们用 mac 还是 win,是否需要投影仪?

他们的微信或者微博账号是?这在活动宣传时候,需要@给他们。

主持人可以把演讲者社交账号读一次,加深了解,介绍时候跟亲切人文。活动前向演讲者把所有PPT 要到,演讲完毕放入分享。方便参加者获取。

5、报名渠道

可以用很多地方宣传推广,但是报名的 IP 只能一个。我个人推荐用 form 去登记和统计报名,如果你有其他更好的工具更好。

总之就是一个统计数据。避免重复报名,多次统计,发邮件通知也容易出问题。

另外,报名时候可以做小信息收集的。他们常用 APP 是?怎么知道你们的?有无建议等等。

后台可以看到报名人邮箱和社交账号,对社交大账户可以特别留意一下。

某些相关公司邮箱,签到时候也可以留意。

6、发布通知

同上,场地是否可以通知,是否在场地提前张贴海报? 是否还有友情渠道可以通知?

自家那些渠道可以通知?

包括但不限于:短信、邮件、微信、微博、G+、博客、专栏、线下告知……

通知时间(示例):2019年 6 月 1 日上午 9:00—上午 11:00

地图搜索有数据过期概率,请一定详细指明路线。地点一定配地图指示图,告知最近地铁口,比如:B口出,左拐,看到 XX 大厦,楼下即是。若需要公交换乘,请详细标注,并指示问路电话。

报名成功后通知一次,活动前 3 天再通知一次。

另外,活动通知发出后,给演讲者看看。某些演讲者会顺手转发一下,能带来不少人流。

制作H5页面或者其他表单可以直接报名,可以用问卷网收集数据。

form、活动行、友付、vasee、豆瓣同城、微博同城,做活动发布都不错。

另外,书是死的,世界是变化的。现场一定要灵活使用。

比如市场调查类的活动,就不要到处发通知。先自己公司内部微信、email 通知,短信通知,最后再微博通知,最后若人数实在不够,再公众通知。这样能保证得到自己相关用户参加,而不是一堆无关人员,甚至是竞争对手跑来参加。

7、活动通知格式

按照标准方式去写,时间地点人物事件。

线下活动物料清单_iphone x物料成本清单_建材团购会活动物料准备表

让人 30 秒内能判断,这个活动是否值得参加。不要太文艺腔,过度联想美化。

时间表,地点,演讲内容简介等等干货放前面。

用自己语言多描述一下演讲者,只写 XX 公司 XX 职位,容易让人误认为演讲者职务普通,失去关注度。而且牛叉公司牛叉职务,可能让人以为言辞无趣讲套话,而不来参加。用心写语言,能吸引到不同的受众。

“讨论 APP 设计原则,快速迭代方式”

“48 小时持续熬夜改设计暗黑历程”

“爱改需求的产品经理 VS 敏捷开发工程师”

“设计师分享:怎样高效和工程师沟通”

同一件事用不同方式去表达,会吸引到不同的受众。

8、现场人员名单

确定那些是必须提前来的人。提前 1 小时到达。

准备物料,检查细节,准备签到物质,跟场地方沟通。

如果现场提供食物,提前 1 小时点餐,现场人到达后直接开始使用食物,避免等待浪费时间。

明确分工,虽然可以互相照应,有明确分工,更能检查。

拍照的,实时微信群互动的,微博更新的,签到的,发礼物的,传递话筒的,一定要各司其职,专人负责……

9、物料清单

常见物料有:海报、现场小礼物、签到表、签到笔(大量)、易拉宝、零食、摄影仪、相机……

不少物料需要提前快递到场地,需要场地方签收。有些需要提前张贴,比如海报。

10、现场时间表

不要拖时间,有些场地有下一场活动,延时会耽误另一个人。有些场地按照时间计算,延时需要另外计费。

另外,延时会导致用户提前离开,效果也不好。

严格按照时间表来,若调整,再计算一次时间。用电脑或者平板给演讲者倒计时。

并在最后 5 分钟、1 分钟,倒计时提醒。

11、拍照注意

拍到现场活动标志。

拍到演讲者和 PPT

拍到提问者。

拍签到场面、拍接受礼物、拍离开时候跟演讲者继续追问和换联络方式。

尽量早邀请大家一起拍合影。后面很多人走了。如果有横幅,可以拍一起在横幅或者海报下合影。

拍一些花絮和小场景特写。

这些后期写活动总结和新闻时候能用到。

12、礼物

带走的礼物重点推荐:贴纸,t恤。

现场互动的小礼物,我推荐书籍和零食。

礼物不仅仅是用来沟通感情,重点是广告和传播效果。

如果能把你的标志贴在电脑上,带到各个地方,这个传播效果有多好。我看过几个网络媒体记者把小米贴纸贴在自己mac 上。那个贴纸挺好看的。虽然我不用小米手机,也仔细看了很久。千万别在丑购物袋上印刷XXX 公司。

要有特色,希望那些爱自拍爱炫耀的网络控,能带回去,能传播,能给别人看。

最好是贴纸、t 恤,这个定制不贵,而且传播效应好。其次是帽子、杯子,这能用很久。

再次是手环、明信片等等,这个大部分情况下都会被丢弃,就现场图个意思。无论选那种,请一定要好看。不好看只会被当睡衣用,或者直接丢掉。

另外对其他公司赞助的礼物,不要抱太大希望。一般都是公司无用废弃品,卖不掉的东西之类。笔啦,电吹风啦,充电器啦,U盘,圆珠笔之类。

当然有比没有好,能加深场内互动效应。提问者得到礼物当鼓励,挺让人高兴的。

好看玩偶非常有传播效果,但是也比较昂贵,一个好玩偶可能需要100 左右成本。

即使是糖胶小人,好的定制价格在 30 元左右。另外糖胶比较小线下活动物料清单,不如给大大礼物比较有效果。

小零食,巧克力,棉花糖也不错,如果有人提问,给他们区域撒零食。

其他风车啦,气球啦,风筝,勺子啦,包括洗洁精等等,都行。有礼物比没有好。图个意思。

如果事先没有熟悉靠谱的商家,请一定不要去定制,你无法控制质量。

13、活动策划

定下时间后,去掉演讲、提问时间,余下来的时间可以策划一些好玩环节。如果希望台下观众大家互相认识。可以搜破冰游戏。

可以单身交友,这个是大部分人感兴趣环节。

可以让大家分组讨论。也可以现场 5 分钟,大家轮流分享小故事。

也可以直接茶歇,所有人自动找自己感兴趣的人去聊天。一切看你活动主题。如果是某个节日庆祝主题,空余时间可能是大家一起玩游戏。

我常用的小方式,会让所有人开始写自己知道的 APP,数量最多的送礼物。另一次是所有人写自己知道的程序语言,数量最多的赢。

这样一群人会按照同一个主题,讨论相关信息,互动最高。

若有现场姑娘提问,可以询问是否单身,若是,可以赠送额外小礼物。

当然如果是户外活动,空余时间大概是玩走扁带,打绳结,回答技术问题等等。

14、活动方案确定

活动一般是多人一起举办,策划方案提前跟队友讨论有助于避免盲点。也能提供更多信息。

建立个微信群,其他信息用文档同步即可。

我办过的活动,一般是3个人一起做,Check List大家一起看,有遗漏会提醒。

“责任到人”方式不适合动态活动,世事万变,一个靠谱团队更能适应变化做出成功活动。

一旦某人暂时不在,另外 2 个人能补充上。团队能一起教育和培养志愿者和新人。

15、志愿者

有很重要且不可替代的职务,比如:组织者、主持人。

也有一些活动,谁都能做,可以让任何人 5 分钟内加入帮助。比如签到啦,发小礼物啦,维持秩序啦。

这些可以从你的参会人员里面选择,填写报名表格时候询问线下活动物料清单,是否愿意成为志愿者。

一般是 10:1 的概率,100 个人参会,大概 10 个愿意当志愿者,最后大概有5个真的来当志愿者。

这个也跟组织有关系,公益,有趣,有公信力的组织,更容易获得靠谱志愿者。

大学生是志愿者主力,但他们相对经验较少,但时间更多。

在职 2–3 年的人员是第二主力,他们经验丰富,一般参加跟工作相关的志愿者。

大牛很少成为志愿者,时间不够。邀请他们来演讲即可。请志愿者填写:姓名,电话,邮件,微信号,擅长领域。

每次活动前,指定志愿者 XX,去做 XXX 的事情。方便 3 分钟进入状态。

若能填写擅长领域,可以引导志愿者完成文案、海报、翻译、报道撰写等等工作。

每次线下活动,好好挖掘和培养志愿者,未来活动会越来越顺利。

16、PPT()

记得尽量带上自己组织标志,开头和结束有大标志,结束页面有联络方式。尽量转 PDF,方便会后分享。

不要用 XX 公司业务介绍,那个格式 PPT,太没诚意。

17、离场

离场之后的状况更能体现一次活动的策划执行结果。

离场之后的物料回收一定要安排专人负责,在活动结束后工作人员要负责收尾。

是否需要与场地人员交接等

一次成功的线下活动需要在前期的策划阶段将所有可能发生的情况考虑在内,提前做出安排,剩下的交给临场应变。

另外,我将整个线下活动的流程整理成了思维导图,感兴趣的小伙伴点个赞之后可以在后台留言或者添加我的个人微信领取源文件。

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