展会活动回执表,关于展会工作准备与执行

2:确定活动流程一个会务公司做过哪些活动,活动的执行效果是对一个会务公司判断的重要依据。(2)展会执行期间,在同一时间节点内,尽量不安排某个人负责两项工作。(3)原则上展会的总负责人不负责展会执行阶段的某项具体工作。(1)一般情况下参与准备会的人员有:展会总负责人、项目经理及相关人员等其他出差的相关人员。工作人员展会期间工作表格示例展会进度计划表

会展人在活动现场展现出认真笃定,胸有成竹,一切尽在掌握之中的气势。其实大多数时间内心也是慌了一P,每次活动都在犯嘀咕展会活动回执表,希望不要出问题。

虽然处处小心谨慎,但是执行只有更完美,没有最完美,每个活动都会有一些小遗憾,为了能够更顺利的执行,做到更充分的准备,把流程和需要注意到点盘点一番。话不多说,言归正传。

策划阶段的工作这篇文章不在多讲,虽然在之前的文章里我也没写过,但是可以知乎搜一下啊。

活动执行阶段的5个关键时间节点

1:确定活动场地、开幕时间

2:确定活动流程

3:确定工作人员分工

4: 确定主要参与嘉宾的行程安排

5: 确定物料制作完成时间

展会活动回执表_2016年四川展会排期表_上海农业展览馆2014年展会排期表

确定这5个关键时间节点之前,需要做的铺垫工作:

1. 主场、设计搭建、物流、广告公司的选择

①专业程度

一个会务公司做过哪些活动,活动的执行效果是对一个会务公司判断的重要依据。可通过网站查找、宣传册、合作单位了解等形式进行确定。

②特殊资质、地域性要求

如公司的搭建资质要求,注册资金要求,另外如申请会展奖励补贴,需要考虑符合条件的公司范围进行选取。

③价格

价格与市场价的对比,性价比等。

④主场对接人的水平和责任心

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主场关系到一场展会能否顺利、高效的开展,展会执行本身对于主场对接人有着非常的专业的要求,主场需要高效的协调各方面资源完成展会筹备工作,因此找一个靠谱的对接人非常重要。

可通过主场推荐选择,主场能够更方便的去协调资源。

选择形式可考虑招投标形式、讨论研究决定形式

2. 展会期间的物料准备

展会资料类:会刊、参观指南、纪念品等

工具类:笔记本电脑、打印机、剪刀、胶带、订书器等

宣传类:下届预热DM单、签到墙、媒体采访墙、开幕式背板、主活动背板、挂旗、注水旗等相关广告。

其它辅助材料:

包括资料袋、志愿者T恤衫等

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资料设计制作印刷流程:

(1)展会材料的制作前,需要问清楚在他们收到稿后几天能够将所有材料做出来,如牵涉到设计的对外宣传的问题,需要先让部门主管确定,然后让会议总负责人确定,如为单位重大活动需让单位总经理确定;

(2)展会制作材料时,需要明确所需制作物品的价格、是否开具发票、是否提供配送服务等相关信息;

(3)会刊尽量能够提前30天搜集完成,提前15-20天设计排版完成,展前提前7天印刷完成。

3. 工作分工

(1)展会前期,每项工作都需要由总负责人确定展会的关键时间节点展会活动回执表,明确分项负责人、协作人。原则上所有项目都由某个人从一而终的完成。

(2)展会执行期间,在同一时间节点内,尽量不安排某个人负责两项工作。

(3)原则上展会的总负责人不负责展会执行阶段的某项具体工作。

3. 摄影摄像准备

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影像资料作为展会重要的材料要做到又有宏观又能体现细节,开幕式、会议、展会表演、展会全景(如可以)、展位特写、参展观众特写、展商与观众交流特写等镜头应该拍摄全面。

4. 出差人员的确定

出差人员展前至少提前30天确定,由项目经理根据工作量、参与人员情况等参考条件提出,经由项目总负责人审核,建议购票时间在展前20天以上。

住宿安排:由后勤部门统一安排及预订

5. 会前准备会的召开

会前准备会主要由项目总负责人发起,或有项目总负责人委托或者授权人发起:

(1)一般情况下参与准备会的人员有:展会总负责人、项目经理及相关人员等其他出差的相关人员。

(2)会前准备会可以周、月的时间节点召开,在会前一周和会议前一天召开准备会。

(3)每一次准备会会议总负责人需要安排记录会议的决议,然后明确的事项进行落实和执行。

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6. 与展馆、主场协调会的召开

在确定了展会流程、主场方案之后,与展馆及主场展开协调会,由三方的项目负责人及与展会相关环节的负责人参加。

会议期间主要约定三方的责任与义务,解决协调目前存在的问题,展会期间工作实施。

7. 展会网络准备

在不具备网络设备的展馆,需要单独进行网线布置,至少提前一个月沟通网络事宜,并且在展前向主场提供详细的网络需求。

为了方便工作推进可以按照表格形式进行统计管理,如:

工作人员展会期间工作表格示例

展会进度计划表

人员对接表

待续

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